概念的な会議のファシり方。

先日、会社でチームのスローガンについて考える、との題目の会議が催され、それに参加している時にファシリテーターと参加者（チームメンバー、そして私）の間でズレが生じていたのを目の当たりにし、どうにかできないものかと思ったため、考えてみることにした。

どのような会議だったのか。

• 3ヶ月前に事業部のスローガンが全員参加会議で決定したことを受け、その下に従属している我がチームのスローガンを作るか否かを考える会議。
• 最初にファシリテーターから、3ヶ月前の会議に参加していなかった2人（私含む）に向け、先日決定した事業部スローガンの簡単な説明があり、会議は開始された。
• スローガンという、定義が曖昧で言外の意味も大事な題材である以上、前回の会議の内容を詳細に理解しないと今回の会議は進まなかった。
• ＝ 今回の会議参加の前提条件は、前回の会議の内容が詳細に理解されていること。
• しかし、3ヶ月前の会議に参加していた者数名（会議参加者の半数）からも、事業部スローガンの趣旨や意図についての質問が多数出てきて、会議の大半がそれに終始。会議の目的に沿わない質疑が延々と行われていた。

私が考える、立場別の問題点

• ファシリテーター
  • 会議のゴールをいつも見えるところに明示しなかった。
    • 何を決めたい会議なのかが不透明だったので、各々が思いついたことを質問してしまっていた。
    • ゴールがわかれば、自分の疑問がどれくらいゴールから乖離しているかがわかり、わざわざ質問しなかったり、質問の仕方が変わったりしただろう。
  • 参加者の記憶力を信じ切ってしまい、3ヶ月前の会議の振り返りを詳しく実施しなかった。
  • そもそも3ヶ月前の会議の内容を詳細に覚えていることが前提条件だという認識を持つべきだった。
• 参加者
  • 参加（発言）していない者が数名いた。後から聞くと、3ヶ月前の会議の内容を詳しく覚えていた者達だった。質疑の内容が自分の知っていることばかりだったから黙っていたのだった。
    • 言い換えると、この2人だけがファシリテーターの考える、参加の前提条件を満たしていた。
    • しかし、会議の目的からずれていると認識した場合は、早く前回の会議の内容を思い出せるように or 理解できるように、協力すべきだったのではないか？
• ファシリテーターと参加者
  • 3ヶ月前の会議の内容を半数が忘れている人がいると気付いた瞬間に、専用の時間をとり、詳しい振り返りを実施すべきだった。
  • たとえその振り返りコーナー内で質問があったとしても、聞く方が受けるストレスはかなり軽減されるし、質問した方も納得度合いが高かったと思う。
    • そもそも詳しく覚えていることがそこまで重要なことではないと考えられていたっぽいのも原因そうだ。

解決策

• 会議のゴールをいつも見えるところに明示する。
• 会議参加の前提条件を決めてから挑む。
• 全員で参加しよう！と最初に合意形成する。